Как да делегираш административната работа
Делегирането на административната работа е първата крачка към свободата да управляваме времето си. Повечето бизнес консултанти и коучове ни съветват да го направим възможно най-бързо, ако искаме да имаме растящ бизнес. За собствениците на малък бизнес, обаче, това е не просто трудно, но и често невъзможно от финансова гледна точка. В нашата статия „Как да делегираш административната работа!“ ще научиш откъде да започнеш и как да имаш истинска полза от един дистанционен асистент.
Вярвания ЗАЩО да не делегирам административната работа на асистент
- Нямам достатъчно работа за този човек.
- Не мога да си позволя асистент на пълно работно време.
- Защо просто не си свърша работата сам?
- Искам да имам пълен контрол върху бизнеса си.
- Притеснявам се дали другите хора няма да ме помислят за мързелив.
- Как бих могъл да се доверя на непознат да управлява личната ми поща?
- Ще ми отнеме повече време и работа да науча някого как да ми помага.
И още много….
В книгата си „Откупи времето си“ Дан Мартел казва: „Всеки час, който прекарвате в административни задачи, отговаряне на имейли, управление на календара, обаждане на градинаря, плащане на сметки и т.н., е час, откраднат от бизнеса, семейството и мечтания живот.“
Дейности, които често изсмукват времето и енергията ни
- Отговаряне на имейли
- Планиране
- Проучване на проекти
- Почистване на данни
- Актуализиране на данни
- Изпращане на подаръци на колеги, партньори
- Организиране на пътувания, командировки
- Проучвания за закупуване на техника, офис мебели (а и за дома)
- Контакти с държавна и общинска администрация
- Актуализации на сайта на компанията
- Публикуване в социалните мрежи
Съществува погрешно разбиране, че можете да възложите на един човек само една от по-горните задачи. Един административен асистент може да се справи с всичко това, а ако извършва дейностите дистанционно и почасово, може да бъдете напълно спокойни, че няма да сте прекалено натоварени финансово.
Ако обичате да правите някоя от дейностите, не я делегирайте! Няма нищо задължително тук, а целта е да делегирате само дейностите, които ви отнемат прекалено много време или прекалено много енергия. Това, обикновено са дейностите, които или никак не обичаме да правим, или не умеем да ги правим с лекота.
Кои две дейности е задължително да делегираме на своя асистент?
1. Управление на работен график, дневен календар.
За да бъде воден без Ваше ежеминутно участие трябва да дадете няколко насоки на асистента си и може да бъдете напълно спокойни, че няма да пропуснете или закъснеете за следваща среща.
А) Кога сте на работа (в офиса, магазина, на компютъра) и кога сте си у дома и това време е неприкосновено.
Б) В какви часови интервали сте на разположение за срещи – с клиенти, с потенциални клиенти, за огледи, за майсторската ви работа на определен обект и т.н.
В) В кои времеви интервали сте заети със задълбочена работа, в които не желаете да бъдете прекъсвани.
Г) Кога точно са личните Ви ангажименти със семейството, дори и да са в работно време – да заведете детето на тренировка, да обядвате със съпруга или съпругата си, кога сте на почивка и във ваканция.
2. Имейл кореспонденция
Много често не Вие решавате какво е най-важно да свършите, а следващият имейл, който се появява. Много предприемачи използват пощенската си кутия като инструмент за управление на задачите. Но как да пуснете контрола? Разбирам Ви! Дан Мартел дава изключително лесен начин за управление на имейла от Вашия асистент и аз го използвам в работата си с моите клиенти. Представете си никога повече да не докоснете имейл, който може да получи отговор от Вашия асистент. Колко време бихте си спестили? Ето и какъв е лесният начин – папки, които предварително са зададени от Вас. Например:
- Кои писма имат нужда от лично Вашия отговор
- На кои писма асистентът ще отговори по-късно
- На кои писма асистентът е отговорил и Вие може да видите отговора му
- Финансови документи
- Рекламно съдържание и информационни бюлетини
По този начин винаги ще имате контрол и цялостен поглед над кореспонденцията си, но тя няма да отнема от Вашето време!
В заключение
Делегирането не е задължително да бъде трудно, сложно и скъпо. С виртуален асистент с почасови услуги, можете да се освободите от най-времеемките задачи и да се отдадете спокойно на растежа на своя бизнес. Важно е да делегираме управлението на графика си на срещи, кореспонденцията. Допълнителни задачи, които можем да делегираме на почасов асистент са изпращане на картички и подаръци, организиране на пътувания, публикуване в социалните мрежи, актуализация на уебсайт, качване на информация за продукти в онлайн магазина Ви още много.
Ако усещате, че имате нужда от асистент, но все още не сте намерили Вашия човек, запишете се за безплатна консултация и заедно ще разберем как ние можем да Ви помогнем.
В статията са използвани цитати от книгата на Дан Мартел „Откупи времето си“ на издателство AMG Publishing
За автора
