Как да стане лесно управлението на времето. ТОП 9 съвета
Управлението на времето – мит ли е или е възможно за всеки? Всички собственици на микро и малък бизнес, фрилансъри, занаятчии, а и работещите на пълен работен ден, се питат как да управляват по-добре времето си, така че да имат възможност за повече продуктивност в работния процес, но и да имат време за себе си, хобитата си, приятелите си и развлечения.
В тази статия ще научите ТОП 9 съвета как да приоритизирате графика си за деня, така че да намалите стреса и да повишите продуктивността, а и да отделите време за важните за вас неща. Прилагайки няколко или всички от тези идеи, ще имате по-подреден ден, ще имате поне 1 час повече, в който да се посветите на хобито си, на семейството си или просто на почивката, от която имате толкова силна нужда. Или как да управляваме по-ефективно времето си – тази толкова трудна задача за повечето от нас.
Искате ли и вие повече почивка и едновременно с това повече продуктивност? Продължете да четете.
Какво е управление на времето?
Според Уикипедия:
„Управлението на времето е обобщаващ термин за различни методи и умения, предназначени да планират и контролират времето, прекарано в различни дейности, за да подобрят ефикасността и производителността. Концепцията обикновено се отнася до изпълнението на планиране, задаване, определяне на цели, делегиране на правомощия, анализ на действителното използване на времето, контрол, планиране и приоритизиране.
Обикновено управлението на времето се отнася до света на труда, но понякога значението му се разширява и включва лични дейности като социален живот, семейство, хоби, лични интереси и ангажименти.“
И така, откъде да започнем в управлението на времето?
1. Огледайте добре деня си.
За отправна точка използвайте последните два-три дни. Още по-добре е, ако имате календар, в който може директно да видите какъв е бил графикът ви на срещи. Ако сте имали само 1 до 3 срещи и ви се струва, че не сте свършили нищо повече от тях през целия ден, значи добре трябва да си спомните какво точно правехте във времето между срещите и след тях. Имахте ли специално време за закуска и обяд? Или през повечето време се губехте сред видеата и статиите в социалните мрежи?
2. Оценете добре „губенето на времето“.
За един от нас губене на време може да е ходенето на ресторант за обедно меню, за друг може да е скролването в социалните мрежи, за трети – продължаващите безкрайно работни срещи, без ясно определени цели и дневен ред. А какво ще кажете за пушенето на цигара и дългите разговори с колеги пред пепелника? Списъкът може да бъде наистина дълъг. Запишете кои са дейностите, които смятате, че ви губят времето и приблизително колко време отделяте на тях ежедневно или ежеседмично.
3. Елиминирайте губенето на време.
Лесно е да се каже, трудно е да се направи. Знам го от опит! Ето ви и няколко идеи как да стане лесно и бързо:
– Отделете си специално време за социалните мрежи: може да засечете на всеки час или два фокусирана работа, да отделяте по 10 или 15 минути за преглед на социалните мрежи. Задължително го правете с таймер, който да ви напомни да спрете, иначе може да прекарате там дори и един час.
– Ако сте пушач – задължително изпушете само една цигара и се извинете на колегите си, че трябва НАИСТИНА да се връщате на работното си място към текущата задача.
– Работните срещи, които са организирани от шефа са друга работа… От тях няма как да избягате, но може да предупредите, че времето по проекта, който изпълнявате, ви притиска и молите да уточните вашите задачи най-напред, за да се върнете отново към работата бързо. Ако няма как това да стане, помолете шефа вие да бъдете организатор на срещата и да направите и съгласувате с него дневния ред. Когато се движим по ясен дневен ред, възможността да губим време е доста по-малка. Добре е да се определи и цел на работната среща и когато е достигната – просто всеки да се върне към своите задачи възможно най-бързо.
– За всички, които използват обедното меню в близкия ресторант, съкращаването на времето може да бъде, като се сближите с персонала и помолите в определен час вашето обедно меню вече да е сервирано и да ви чака на запазената от вас маса. Веднага след като пристигнете и сте доволни от сервираното ви меню, платете сметката. Така няма да губите време в чакане за поръчка, чакане за сервиране и чакане на сметката. Така си освобождавате поне 15 минути за релаксиране или за връщане към работната среда, ако времето ви притиска.
Ако не поръчвате обедно меню, а се лутате в близките до работното ви място места за хранене и там губите доста време, може да си приготвите обяд от вкъщи. Така ще имате прясно и здравословно приготвен обяд, който може да хапнете за 15-тина минутки и останалото време от обедната ви почивка може да е посветена на спорт или разходка с приятел или колега или пък, ако времето по проекта ви притиска – да се върнете към работния процес.
– Ако работите в своя си офис или от дома си, просто разпределете времето си така, че разсейващите фактори да бъдат минимизирани в много голяма степен.
– Пътувате ли дълго до работа и обратно? За много от нас това е най-голямата загуба на време в деня. А какво ще кажете това да е най-продуктивната част от деня ви? Дали е възможно? И още как!
Ако шофирате, селектирайте аудиообучения или аудиокнига за вашата сфера на работа или хоби, които да слушате, докато сте в трафика. Внимание! Бъдете съсредоточени на пътя! Слушайки, дори и да не сме напълно концентрирани в смисъла, подсъзнателно ние получаваме информацията, така че не се тревожете, че ще пропуснете нещо важно, докато си гледате пътя. А и винаги можете да се върнете на тази част, която е била важна за вас, но не сте сигурни, че сте вникнали в смисъла.
Ако се возите в градски транспорт, вече е съвсем лесно – тук можете да четете дигитална или хартиена книга, може да слушате аудиокниги, обучения, подкасти, може да гледате спокойно и видеообучения. Насладете се на времето, прекарано в трафика и израствайте личностно и професионално през това време. Ето това е по-ефективно управление на времето, нали?
Как по същество да управляваме времето си?
9 съвета, които може да приложите сега и да получите резултатите веднага.
- Определете си цел и време за осъществяването ѝ – това се отнася за всяка сфера от нашия живот. Може да е влизането във форма, може да е да прочетете всички книги, които сте си купили, но все не ви остава време за тях, може да е повишението ви на работа, може да е да нарисувате или напишете онзи шедьовър, за който винаги сте мечтали и все не ви е стигало времето. Сега вече можете да го направите с времето, което ще си освободите, когато започнете целенасочено да обръщате внимание на това.
- Определете най-важните действия, които ще ви доближат най-бързо до осъществяването на целта. В зависимост от целта, която сте си поставили, вие най-добре знаете действията, които ще ви доведат до осъществяването ѝ. Например, ако целта ви е да свалите 5 килограма, вие много добре знаете, че трябва да промените хранителния си режим (запишете си точно как – дали ще спазвате определена диета или ще намалите сладките храни и т.н.), ще трябва да тренирате поне 3 пъти седмично интензивно (изберете дали ще ходите на фитнес, дали ще тренирате на открито в парка и на площадките, у дома, дали ще ходите на танци, на йога и т.н.). Още един пример: ако искате да ви повишат на работното място, вие най-добре знаете какво трябва да се направи в зависимост от сферата на вашата работа – дали трябва да преминете допълнителна квалификация, дали трябва да научите нещо допълнително, да се обучавате от вашия ръководител или друг колега или просто да проведете онзи така труден разговор с шефа си. И последен пример: Ако искате да повишите оборота на вашия бизнес, помислете от какво подобрение имате нужда – как да привличате повече клиенти, как да рекламирате повече, как да създадете нов продукт, който да привлече и нови клиенти. Опишете всички идеи, които ви идват наум и ги разделете на по-малки конкретни действия, които да приложите в действителност.
- Направете си план на тези най-важни действия – особено, ако времето за постигането на целта е повече от 3 месеца. Сега е време да вложите всички тези действия в плана си за постигане на целта. Първоначалният план би трябвало да прилича по-скоро на списък от действия, които да са приблизително хронологично разпределени във времето – кое след кое следва и кое трябва да направите най-напред. Определете и приблизително време, което ще ви коства за извършването на всяко действие. Естествено, това е само приблизителен план – винаги може да подценим или надценим нашите способности, времето на специалистите, които ще ни помогнат да се справим с конкретната стъпка или да възникнат непредвидени ситуации, които да ни забавят по пътя. Но имайки приблизително необходимото време, ние ще знаем след колко време можем да очакваме да сме постигнали целта си. Това е важно и за следващите стъпки за управление на времето.
- Разделете голямата цел на месечни цели. Вече имаме действията, които трябва да извършим за постигане на целта си, определили сме приблизителен срок за изпълнението ѝ, хайде да започнем стъпка по стъпка. Нека този месец да имаме за цел да стартираме 4-седмична програма на тренировки и хранене, да премина един съкратен курс или повината от по-дългия курс за повишаване на квалификацията, да проуча оферти на маркетингови агенции за повишаване на клиентите и оборота на фирмата и да избера с коя от тях да работя. Нека месечната цел да е обвързана с нашите действия, а не с конкретния резултат, който очакваме да получим.
- Направете месечен план на действията по месечната цел. Вече имате месечните цели, да преминем към действие! Започнете от действие едно! Ако искате да влезете във форма, отидете до фитнеса или залата и се запишете на спорта, който ви харесва, запишете си месечното меню според хранителния режим, който ще спазвате и напазарувайте всичко, което ви е необходимо за първите 2-3 дни. Ако искате да получите повишение, проучете курсовете, които са във вашата сфера и изберете един или два, които ще ви бъдат от голяма помощ. Вижте колко време ще има нужда да отделите за посещаване на курса и учене. Подгответе се добре и проведете трудния разговор с шефа ви.
- Вкарайте месечния си план на действие в графика си по седмици – тук вече задачата за управление на времето е много по-лесна. Всяко действие води до следващото и в седмичния си план ще имате например – 3 пъти тренировка, посещаване на курс веднъж, два или три пъти, време за учене, маркетингови действия, подготовка на реклами или нови продукти и т.н. Обикновено тези действия ще се повтарят всяка седмица.
- Направете седмичния си график за следващата седмица – напишете си действията за тази седмица.
- Направете дневния си график за всеки ден от предстоящата седмица – какво трябва да правите всеки ден от седмицата – напишете го в дневния си график.
- Елиминирайте губещите време фактори – вижте предишната точка – От къде да започнем в управлението на времето?
Управление на времето, така че да постигнем баланс с работното и личното време – бонус съвет
Добавете личните си ангажименти в дневния график! И то ги добавете преди всички останали ангажименти. Ако детето ви има мач, напишете го и управлявайте работните си ангажименти така, че да имате специалното време за детето. Ако вие имате цел да спортувате – запишете си времето за фитнес, така че да не може да оставате по-дълго на работа и да пропуснете спорта. По този начин винаги ще сте сигурни, че важните неща за вас лично са изпълнени! И сме с усещането, че наистина управляваме времето си.
Защо започнахме с поставяне на цели частта за управление на времето?
Как бихме могли да си управляваме деня, седмицата, месеца, ако не знаем на къде вървим? Случвало ли ви се е да усещате, че нищо не се случва? Имате пълен списък с дневни задачи, а накрая на деня – все едно нищо не сте свършили? Ако е така – вие сте в капана на липсващата лична цел. Вероятно изпълнявате целите на своя шеф, на своето семейство, на познати и приятели, но не и своя лична цел. Когато обвържете управлението на времето си през деня с ваши лични цели и задачи, свързани с тях, губенето на време става почти невъзможно. Както и използването ви – вашето време, знания и умения, от други хора, на които вие може да помогнете по желание и във време, което вие решите да отделите.
В заключение
Управлението на времето може да бъде много лесно или много трудно. Поставяйки си лична цел, ние се приближаваме към балансирането на времето, така че да постигаме важните неща за нас и едновременно с това да сме удовлетворени от резултата и от времето, което имаме или нямаме.
Опитайте да поставите управлението на времето си на друго ниво – да ви води към постигане на цели и ще видите как като с магическа пръчка времето ви стига, а освен това се чувствате и много по-успешни и по-ефективни.
Ако имате нужда от подкрепа за управлението на времето и определянето на конкретните действия в седмичния си график на работа, не се колебайте да ни потърсите за услуга Управление на график на срещи и извършване на услуги.
За автора
